Para a organização de projetos, é comum que empresas procurem metodologias e fluxos que ajudem na qualidade da execução de atividades relacionadas a ele.
Um dos tipos bastante conhecidos e bastante utilizados no setor de desenvolvimento de software é o kanban, que costuma ser traduzido para as palavras “cartão” ou “sinalização”. No entanto, ele é uma ferramenta que vai além disso.
Por isso, se você sente a necessidade de utilizar uma metodologia e quer saber mais sobre o kanban, nosso artigo vai te ajudar.
Aqui iremos não só explicar o conceito, mas te contar como ele surgiu, como se dá seu funcionamento, quais são os tipos e como implementá-lo. Boa leitura!
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O que é Kanban?
Em primeiro lugar, é importante explicar que o kanban se configura como um tipo de metodologia ágil muito utilizada atualmente no universo do desenvolvimento ágil.
De forma geral, o kanban pode ser definido como uma ferramenta ou sistema de gestão visual para controle de atividades, que se dá por meio de colunas e cartões divididos pelo status delas.
Como surgiu o Kanban
Embora seja muito usada na área de software, sua origem não se deu desse setor. A metodologia Kanban surgiu nos anos 40, sendo originada pela empresa Toyota, dentro do contexto da indústria manufatureira do Japão.
O Kanban era parte do método Just in Time, muito conhecido pela produção sob demanda, que permite realizar apenas o necessário para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo.
A ideia do modelo era facilitar a visualização do trabalho das equipes de produção e montagem. Cada cartão sinalizava a conclusão de um processo produtivo.
No entanto, a relação e a aplicação com a área de desenvolvimento foi adotada posteriormente, no começo do século 21.
Em 2004, esse método ganhou força na área com o livro de David J. Anderson, Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia.
A literatura busca relacionar a implementação do kanban pelas equipes de TI para melhorar os processos do projeto. A partir daí, essa metodologia passou a ser parte de projetos em diversas áreas, como é o caso do universo de software.
Como o Kanban funciona
A melhor forma de entender o funcionamento do Kanban é compreender os principais elementos que fazem parte dessa metodologia, principalmente no caso do kanban de produção.
Esses elementos nada mais são que o cartão, as colunas e o quadro. A seguir, iremos falar um pouco sobre cada um deles.
- Cartão: a menor parte do kanban é o cartão, que indica uma tarefa que precisa ser realizada para chegar no resultado final. Esses papéis costumam se distinguir por cores, no qual cada uma delas corresponde a um responsável pela atividade, nível de prioridade e até o tipo de tarefa.
- Colunas: as colunas representam a situação ou status de cada cartão e, por isso, elas se dividem em tarefas a fazer, em execução e feitas, podendo variar de acordo com as prioridades. Para se entender bem o projeto, é preciso que os cartões sejam movidos à medida que o projeto avança
- Quadro: por último, o quadro é a parte em que as colunas e o cartão se encontram. Ele representa o todo do kanban, no entanto, uma equipe consegue trabalhar com mais de um quadro ao mesmo tempo.
Para que serve o Kanban?
De forma geral, o kanban serve, principalmente, para visualizar o trabalho enquanto um panorama geral, o que vai garantir maior eficiência durante a execução das atividades.
Além disso, o kanban é uma metodologia ágil que serve para melhorar o fluxo e a qualidade do trabalho, oferecendo aos itens de trabalho uma representação visual.
Tipos de Kanban
A metodologia kanban também pode ser dividida em tipos mais específicos, devido a suas variadas aplicações desde setores de logística e tecnologia da informação. Vamos falar sobre o kanban de produção e o kanban de movimentação.
Kanban de produção
Em primeiro lugar, o kanban de produção é um tipo mais associado a áreas de desenvolvimento de software e marketing, por exemplo.
Nesse formato mais comum, que já falamos antes, as colunas vão se referir ao status de cada atividade representada por um cartão.
Cada um dos cartões precisa apresentar informações como o que precisa ser feito, o prazo para concluir e quem irá fazer a atividade. Além disso, em cada uma das colunas, uma delas terá a condição de ou “a fazer”, “sendo feito” ou “já feito”.
Kanban de movimentação
O kanban de produção, mais clássico e industrial, por outro lado, é mais comum em setores que se envolvem em uma atividade.
Seu método é focado em controlar a movimentação de produtos e estoques. Nesse formato, então, os departamentos vão receber uma notificação ou um alerta para começar uma atividade, o que faz com que esse tipo leve esse nome.
As vantagens de usar o Kanban
Como o kanban é uma metodologia para melhorar o trabalho, ela oferece uma série de vantagens para um projeto. Iremos falar sobre alguns desses benefícios.
Maior autonomia da equipe
A gestão visual oferece uma compreensão mais rápida do que precisa ser feito, o que faz com que todas as partes entendam o que ainda há por fazer e possam, sozinhas, verificar andamentos e atualizar o próprio quadro.
Capacidade de priorizar tarefas e aumentar a produtividade
O kanban também facilita a priorização das atividades pela cor ou até mesmo a inclusão apenas de cartões mais importantes. Isso vai fazer com que a equipe tenha mais foco e assertividade, o que vai, por consequência, aumentar a produtividade.
Redução de gastos com o projeto
Facilitar o gerenciamento do tempo também é um dos efeitos do kanban. Quando se economiza tempo, se economiza também dinheiro.
Isso porque a equipe vai poder direcionar suas atividades compreendendo o tempo que se gasta com elas e, assim, as tarefas serão delegadas da melhor forma.
Kanban e Scrum: qual a diferença?
Embora tenhamos te falando bastante sobre o kanban, ele não é o único tipo de metodologia ágil que existe. Por ser um outro tipo, é muito comum que as pessoas confundam scrum e kanban.
A maior diferença entre o kanban e o scrum é que enquanto o primeiro ajuda no trabalho da equipe, o segundo foca na gestão de projetos.
O scrum, portanto, é considerado um tipo de framework que se baseia em sprints e regras que precisam ser seguidas de forma criteriosa para ter sucesso no projeto. Por outro lado, o kanban se configura como uma ferramenta para auxiliar no trabalho da equipe.
Como implementar o kanban
Agora que você entende bem sobre o kanban, você pode ainda se perguntar: como posso implementar o kanban dentro do meu negócio?
Para ter sucesso nesse processo, portanto, é importante entender quais são as necessidades reais da sua empresa. Para te ajudar nisso, vamos falar sobre alguns pontos importantes nesse processo, como:
- Orientar a equipe: esse é o momento de alinhar toda a sua equipe, por isso você deve reuni-la e explicar bem qual é o propósito dessa implementação;
- Mapear os processos: a seguir, você precisa identificar todas os processos que são importantes para que você possa, então, elaborar os cartões e colunas do seu quadro;
- Determinar prioridades: um ponto muito importante é criar um esquema de priorização no qual todas as pessoas saibam como sinalizar quando uma tarefa precisa ser entregue com mais urgência;
- Avaliar para melhorar: por fim, é importante estar sempre revisando como o kanban está funcionando e o que ele precisa melhorar para facilitar o fluxo de tarefas.
Seguindo esses passos, fica mais fácil implementar o kanban como uma ferramenta auxiliar!
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Conclusão
Como você pode ver, o kanban é uma metodologia que está sendo aplicada há muito tempo em diversos setores e, mais atualmente, até nos segmentos de desenvolvimento de software.
Desde gerar mais autonomia à equipe até gerar mais economia para empresa, ele oferece uma série de vantagens.
O kanban pode ser uma ferramenta de trabalho que você esteja precisando e, agora, você já pode utilizá-la. Aproveite para investir nesse método!
